Kaip remdamiesi procesų žemėlapiais galime identifikuoti asmenų funkcijas, kurios puikiai gali tikti rengiamoms procedūroms
Pirmiausiai aptarkime kas yra procesų žemėlapis ir vėliau aptarsime kur jame yra darbuotojų funkcijos. Angliškai tai būtų process map.
Proceso žemėlapis – tai nuoseklus vizualinis veiklų eigos išdėstymas žingsnis po žingsnio.
Proceso žemėlapyje mes randame konkrečias roles, vaidmenis ir veiklų sekas vadovaudamiesi griežta procesų valdymo logika. Akademinėje terminologijoje taip pat yra naudojamos šios sąvokos: vertės grandinė, veiklų schema, procesų architektūra.
Siekiant vadovautis procesų žemėlapiais labai rekomenduoju nemaišyti sąvokų ir atrinkti konkrečią metodiką, kuria jūs siekiate gerinti savo organizacijos veiklą.
Šiame straipsnyje paaiškinsiu kaip procesų žemėlapiai gali padėti identifikuoti asmenų funkcijas, matyti užduočių paskirstymą bei atsakomybių ribas. Norint parengti teisingą ir išsamią procedūra labai rekomenduoju vadovautis konkrečiu proceso žemėlapiu. Tokiu atveju bus galima išvengti darbų dubliavimosi, nes procesų žemėlapiai yra sudaromi vadovaujantis griežta logika.
1. Proceso žemėlapio baseinas
Prieš pradėdami nagrinėti proceso žemėlapio naudą, pirmiausiai išskirkime ką simbolizuoja proceso žemėlapyje baseinas. Angliškai jis vadinasi pool.
Baseinas simbolizuoja vieną konkretų procesą, nuo pradžios iki pabaigos. Tai yra vienas telkinys, kuriame vyksta konkretaus proceso susiję veiksmai. Baseino ribos pradeda suprasti kur konkretus procesas prasideda ir kur jis pasibaigia, taip užtikrinant aiškų atskyrimą nuo kitų procesų.
2. Proceso žemėlapio plaukimo takeliai
Savaime suprantama, kad baseine bus plaukimo takeliai. Angliškai tai yra lanes. Plaukimo takeliai (angl. lanes) yra baseino dalys, kuriose išskiriamos tam tikros atsakomybės sritys. Kiekvienas takelis priklauso konkrečiam atskiram darbuotojui. Takeliai leidžia vizualiai pamatyti, kas už ką atsakingas, ir kokios užduotys atliekamos konkrečioje veiklos srityje ir kokios yra darbuotojų funkcijos.
3. Plaukimo takelio dalyvis
Kiekvienas plaukimo takelis turi savo pavadinimą – tai yra konkretų priskirtą asmenį. O dar konkrečiau – tai konkrečią priskirtą pareigybę.
Procesas – tai komandinė proceso dalyvių veikla.
Diana Satkutė
Todėl konkrečiame proceso žemėlapyje aiškiai identifikuodami plaukimo takelių pavadinimus matysime kokios pareigybės dalyvauja konkrečiame procese kaip komanda. Tokiu atveju konkrečiame proceso žemėlapyje matysime kaip konkretus komandos narys atlikęs užduotį ar veiklą toliau perduoda užduotį vykdyti kitam komandos nariui.
Dėlto procesų žemėlapis turi labai aiškią logiką, kurią vadovaujantis yra modeliuojamos veiklos konkrečiame proceso žemėlapio plaukimo takelyje.
4. Dalyvio rolės ir vaidmenys
Kiekvienas plaukimo takelio dalyvis turi savo rolę (pvz., vedėjas, konsultantas, vadybininkas) ir konkrečius vaidmenis konkrečios užduoties atlikimui. Modeliuojant konkretaus proceso žemėlapį, galima labai aiškiai nustatyti, ar šios rolės yra tinkamai priskirtos, ar atliekamos veiklos yra nuoseklios, o gal jas galima optimizuoti taip, kad būtų išlaikyta proceso modeliavimo logika.
5. Darbuotojų funkcijos ir procedūros
Kai jau identifikuojame konkretaus proceso žemėlapio konkrečiame plaukimo takelyje konkretaus dalyvio vaidmenis, tuomet galime pastebėti dalyvio atliekamas funkcijas. Tokiu būdu, remiantis proceso žemėlapiu gali būti sukurtas konkretaus darbuotojo darbo funkcijų aprašymas.
Viename plaukimo takelyje esančios veiklos nurodys kokios yra darbuotojo funkcijos. Remiantis šia informacija galime rengti procedūrą, kurioje bus detaliai aprašytos ne tik dalyvių veiklos, bet ir informacijos pasidalinimas tarp dalyvių. Kaip teisingai parengti procedūrą skaitykite čia.
Išvada
Procesų žemėlapiai tai yra puikus vizualus įrankis ir analizės priemonė komandinei veiklai atspindėti. Jie padeda pamatyti ne tik „kas ką daro“, bet ir kaip šios funkcijos gali būti perkeltos į procedūras, kurios realiai veiks. Toks požiūris leidžia sukurti aiškias, darbuotojų vaidmenis atitinkančias instrukcijas, užtikrinančias efektyvumą ir kokybę visoje organizacijoje.
Šis straipsnis yra autorės intelektinė nuosavybė. Cituojant bet kokią ištrauką iš šio straipsnio turi būti pateikiama nuoroda į šį straipsnio šaltinį bei įvardinama autorė.
Plačiau apie autorės Dr. Dianos Satkutės kompetenciją galite sužinoti čia.
