Verslo procesai turi didelę įtaką organizacijos rezultatams. Norint veiksmingai nustatyti verslo procesų svarbą, organizacijoms reikia įvertinti kiekvieną procesą pagal aiškius, pamatuojamus kriterijus – poveikį klientams, finansinę įtaką, riziką, dažnumą ir strateginę svarbą. Naudojant struktūrizuotus metodus, tokius kaip Pareto principas (80/20), vertinimo modeliai ar procesų strigimo žemėlapiai, galima nustatyti tuos kelis procesus, kurie sukuria daugiausiai vertės arba sukeliai daugiausiai problemų. Tokiu būdu nukreipiame tobulinimo pastangas ten, kur jos suteikia didžiausią grąžą.
Kaip nustatyti svarbiausius verslo procesus tobulinimo iniciatyvoms (pvz., naudojant Pareto principą)?
Procesų svarbos nustatymas yra vienas svarbiausių žingsnių bet kurioje procesų tobulinimo iniciatyvoje. Turint ribotus išteklius ir laiką, įmonėms būtina aiškiai suprasti, kurie procesai turės didžiausios įtakos veiklos rezultatams, klientų patirčiai ir operaciniam organizacijos efektyvumui. Struktūruoti metodai – Pareto principas, svoriniai vertinimo modeliai ar procesų kritiškumo matricos – padeda priimti objektyvius, duomenimis grįstus sprendimus.
Kodėl procesų svarbos nustatymas yra būtinas?
Tinkamai idetifikuota procesų svarba padeda įmonei sutaupyti laiko žemos vertės iniciatyvoms ir nukreipti pastangas būtent tomis kryptimis kur gali būti greitai pasiekiami rezultatai.
Tokiu būdu galima susikoncentruoti į svarbiausius, didelę įtaką turinčius procesus, kurie formuoja kaštus, kokybę, ciklo laiką, atitiktį ir klientų pasitenkinimą.
Be to, procesų svarbos nustatymas užtikrina, kad kasdieniniai tobulinimo darbai išliktų susieti su strateginiais organizacijos tikslais – pelningumu, efektyvumu ir operacinės rizikos mažinimu.
Pagrindiniai kriterijai vertinant verslo procesų svarbą
Žemiau pateiksiu dažniausiai naudojamus kriterijus, kurie padės įvertinti procesų svarbą ir pagal šiuos kriterijus galima bus apsispręsti kurį procesą verta tobulinti pirmiausiai.
Vertinimo kriterijai:
- Poveikis klientams (skundai, vėlavimai, klaidos, pasitenkinimas)
- Finansinis poveikis (kaštai, nuostoliai, brokas, perdirbimas)
- Procesų dažnumas ir apimtis (kaip dažnai vyksta konkretus procesas)
- Rizikos lygis (atitiktis, sauga, reputacijos rizika)
- Strateginė svarba (kiek procesas susijęs su pagrindiniais organizacijos tikslais)
- Procesų našumo problemos (butelio kakliukai, dubliavimai, defektai)
- Išteklių intensyvumas (žmogiškieji ištekliai, sistemos, įrankiai)
Kaip naudoti Pareto principą (80/20) procesų svarbos nustatymui
Pareto principas teigia, kad 20% pastangų nulemia 80% rezultatų.
Kaip šį principą suprasti verslo kontekste? Labai paprastai: atlikite savo parduodamo asortimento analizę. Paimkite vieno mėnesio parduodamą asortimentą vienetais – tai bus 100%. Surūšiuokite eilės tvarka nuo geriausiai parduodamų prekių iki mažiausiai parduodamų prekių. Atlikite analizę: kiek procentų sudaro jūsų geriausiai parduodamos prekės iš viso jūsų turimo asortimento. Pastebėsite, kad geriausiai parduodamos prekės sudarys 20% jūsų viso asortimento. Visa kita 80% jūsų parduodamų prekių – tai jūsų įmonės skiriamas laikas ir resursai, kurie mažai generuoja arba visai negenruoja pelno.
Procesų valdyme tai reiškia:
- Duomenų analizė leidžia aiškiai atskirti “kritinę mažumą” nuo “nereikšmingos daugumos”.
- Tobulinant svarbiausius procesus galima pasiekti didžiausią efektą.
- Nedidelė dalis procesų, kurie gali būti mažai reikšmingi įmonei, sukuria daug kliuvinių, kurių šalinimams skiriami dideli resursai.
Žingsniai, kaip taikyti Pareto metodą:
- Surinkite procesų našumo ir efektyvummo duomenis (defektus, kaštus, vėlavimus, skundus).
- Suskirstykite gautus duomenis pagal procesus ir subprocesus.
- Apskaičiuokite bendrą poveikį konkrečiam procesui (pvz. kokie yra broko kaštai, kaip dažnai pasikartoja defektai ir pan.).
- Sudarykite procesų sąrašą nuo didžiausio poveikio iki mažiausio.
- Sukurkite Pareto diagramą naudodami 20/80 principą.
- Tobulinimui ir optimizavimui pasirinkite tik TOP 20% procesų ar kliuvinių.
Svarbos vertinimo modelis (svorinio kriterijaus metodas)
Jeigu organizacijai reikia struktūruoto ir aiškaus metodo, svorio vertinimo modelis yra vienas patikimiausių.
Kiekvienam kriterijui suteikite svorį, o konkretų procesą įvertinkite balais.
Procesų prioritetų vertinimo lentelės pavyzdys
| Kriterijus | Svoris | Procesas A | Procesas B | Procesas C |
| Klientų poveikis | 30% | 4 | 2 | 5 |
| Finansinis poveikis | 25% | 5 | 3 | 3 |
| Rizikos lygis | 20% | 3 | 4 | 2 |
| Dažnumas | 15% | 5 | 2 | 4 |
| Strateginė svarba | 10% | 4 | 3 | 5 |
| Svertinis balas | — | 4,2 | 2,7 | 3,7 |
Rezultatas: procesas A tampa aukščiausio prioriteto.
Procesų strigimo žemėlapis (heatmap) – vizualus išdėstymas
Procesų svarbą ir reikšmę organizacijos veiklai galima taip pat vertinti naudojant duomenų vizualizavimo įrankį – angl. heatmap.
Modeliuodami procesų strigimo žemėlapius, jūs galėsite:
- greitai matyti didžiausios rizikos vietas;
- identifikuoti našumo spragas;
- suprasti, kur reikia neatidėliotinų veiksmų.
Tai puikus įrankis organizacijoms, kuriose yra daug procesų arba kurių veikla apima tarpfunkcines grandines.
Žingsnis po žingsnio: kaip nustatyti procesų svarbą
1. Identifikuokite visus pagrindinius ir pagalbinius procesus
Sudarykite procesų sąrašą arba organizacijos procesų hierarchiją.
2. Nustatykite vertinimo kriterijus
Kriterijai turi būti pamatuojamo, aiškūs ir susiję su įmonės tikslais.
3. Surinkite duomenis
Naudokite KPI, klientų atsiliepimus, operacinius duomenis, sistemų logus.
4. Taikykite svarbos nustatymo metodą
Galimi metodai:
- Pareto analizė
- Svorinis vertinimas
- Strigčių žemėlapių sudarimas
- Rizikos-poveikio matrica
5. Suderinkite prioritetus su vadovybe
Tai užtikrins procesų ir organizacijos tikslų strateginį suderinamumą.
6. Pradžiai pasirinkite 1-3 procesus
Stenkitės dėmesio neskaidyti per daug plačiai. Pasirinkite svarbiausius 1 ar 3 procesus optimizavimui ar strigimų šalinimui.
Efektyvus procesų svarbos nustatymas leidžia organizacijai efektyviai paskirstyti resursus greitų rezultatų pasiekimui.
— Dr. Diana Satkutė, BPM ekspertė, metodikų ir knygų autorė
Klaidingai identifikavus procesus, darbuotojų funkcijos gali būti paskirstytos klaidingai. Skaitykite straipsnį apie darbuotojų funkcijas ir procedūras.
Išvados
Procesų svarbos nustatymas leidžia organizacijai pamatyti, kur investuoti laiką ir energiją siekiant reikšmingiausių ir rezultatyviausių pokyčių.
Naudojant Pareto principą, vertinimo modelius ar vizualinius metodus, lengva susitelkti į svarbiausius procesus ir veikti kryptingai.
Daugiau apie autorę Dr. Diana Satkutę galite sužinoti ČIA.
