Ką būtina įtraukti į kiekvieną darbo procedūrą, kad ji veiktų
Šį straipsnį norėčiau pirmiausiai pradėti nuo to, kas yra apskritai PROCEDŪRA ir kas yra procedūros rengimo taisyklės. Dažnai praktikoje yra painiojama „procedūra“ ir „procesas“. Kaip atskirti kur yra procesas ir kur yra procedūra? Pateiksiu labai paprastą apibrėžimą, kuriuo remiantis bus galima atskirti ar tai yra procedūra.
PROCEDŪRA – tai konkreti veikla, kuri yra atliekama vieno asmens.
Vienas asmuo pats savarankiškai gali atlikti paskirtą užduotį ir jam su niekuo nereikia derintis KAIP atlikti paskirtą užduotį ar dalintis paskirtos užduoties vykdymu. Vienas asmuo savarankiškai gali atlikti paskirtą užduotį.
Pradžioje, norint teisingai instruktuoti asmenį kaip atlikti paskirtą užduotį turi būti tam asmeniui pravesti išsamūs mokymai. Tačiau vien tik mokymų nepakaks, nes pasidalinus informacija per mokymus tikėtina asmuo po kurio laiko gali teirautis KAIP atlikti paskirtą užduotį. Tai yra natūralu, kai išklausius mokymus dažnai sulaukiama praktinių klausimų, nes žinių užtvirtinimui reikalingi praktiniai įgūdžiai. Tokiais atvejais labai padeda išsami ir struktūriška dokumentacija. Procedūrų aprašus labai dažnai sutinkame ISO standartuose, tačiau organizacijai nebūtina turėti konkrečius standartus siekiant aprašyti konkretaus asmens atliekamas veiklas.
Kam yra reikalinga procedūra?
Procedūros reikalingos tam, kad konkretus asmuo atlikdamas paskirtą užduotį gebėtų kokybiškai ją atlikti ir netrukdytų kolegų savo klausimais. Jei procedūrų organizacijoje nėra, pasitaiko, kad darbo krūvis organizacijoje yra paskirstomas neteisingai, Praktinį atvejį kaip neteisingai buvo paskirstytas darbo krūvis konkrečioje organizacijoje, skaitykite šiame straipsnyje.
Apžvelkime ką reikėtų įtraukti į darbo procedūrą, kad ji veiktų. Dažniausiai pasitaikančias procedūrose klaidas rasite šiame straipsnyje. Rengiant procedūrą vienas iš svarbiausių dalykų yra tai, kad parengtas dokumentas neturi sukelti papildomų klausimų. Jei dokumentą skaitančiajam kyla klausimų apie ką konkretus sakinys arba tampa neaišku kokia konkrečiai pareigybė turi atlikti paskirtą užduotį – tokią procedūrą reikia koreguoti.
Teisingas procedūros parengimo variantas – skaitančiajam neturi kilti klausimų.
Organizacija, turėdama išsamias procedūras, gali parengti įsakymus, kuriuose bus nurodyta konkrečioms pareigybėms laikytis procedūrose nustatytos tvarkos. Tokiu atveju bus lengviau paskirstyti atsakomybes tarp darbuotojų ir įgalinti juos laikytis tvarkos.
Įsivardinkime ką būtina įtraukti į kiekvieną procedūrą, kad ji veiktų, būtų naudinga ir supranta. Žemiau pateksiu punktais kiekvieną dalį atskirai, kur atsakingai reikia įvertinti šias dalis rengiant procedūros dokumentą.
1. Procedūros pavadinimas
Kiekviena rengiama procedūra turi turėti labai aiškų ir konkretų pavadinimą, kuris konkrečiai apibrėžtų kas yra turinyje. Pvz. Prekių užsakymo teikimo tiekėjui procedūra – pavadinimas yra labai aiškus ir konkretus. Blogas pavyzdys atrodytų taip: Prekių užsakymo procedūra. Toks pavadinimas yra neaiškus ir kelia daug klausimų. Vien perskaičius procedūros pavadinimą turi būti labai aišku ir suprantama apie ką bus dokumentas.
2. Procedūros rengimo taisyklės ir iškeltas tikslas
Dokumento pradžioje trumpai reikia aprašyti tikslą kokį ši procedūrą padės pasiekti. Pvz. Užtikrinti prekių užsakymų sklandų pateikimą tiekėjams.
Dokumento pradžioje perskaičius tikslą turi būti aišku apie ką bus dokumentas ir ko atsakingi asmenys sieks vykdydami dokumente aprašytas veiklas.
3. Procedūros taikomos sritys
Dokumente turi būti aiškiai nurodoma kokiam skyriui yra taikoma ši procedūra ar kokia pareigybei. Pvz. Taikoma pirkimų skyriui, kuris atsakingas už žaliavų pirkimą. Už žaliavų pirkimą yra atsakingas žaliavų pirkimų vadybininkas.
Dokumento pradžia yra svarbi todėl, kad skaitant pradinį puslapį turime aiškiai suprasti kam reikės deleguoti vykdyti parašytą dokumentą. Dėl tos priežasties turi būti aiškiai įvardinta kam bus taikoma procedūra.
4. Naudojamos sąvokos ir apibrėžimai
Procedūros rengimo taisyklės nusako, kad pradžioje dokumento turi būti aiškiai pateiktos sąvokos, apibrėžimai ir trumpiniai, kurie bus naudojami procedūroje. Jei skaitant dokumentą kyla neaiškumų apie ką konkreti sąvoka, visada yra galimybė atsiversti dokumento pirmus puslapius ir susipažinti su sąvokomis ir apibrėžimais.
5. Atsakomybės
Šioje skiltyje turi būti nurodoma kokios darbuotojų pareigybės už ką yra atsakingi.
6. Procedūros eiga (žingsniai)
Kiekvienas procedūros punktas turi būti parengtas nuosekliai atsakant į šiuos klausimus:
- Kas? (atsakingas asmuo)
- Ką daro?
- Kada?
- Kaip?
- Koks rezultatas (įrašas, forma)?
Pvz. Žaliavų pirkimų vadybininkas kiekvieną pirmadienį iki 12 val. peržiūri žaliavų likučius Rivilės programoje ir supildo užsakymą Excel formoje (forma F-01).
7. Naudojamos formos, šablonai ir įrankiai
Rengiant procedūrą turi būti išsamiai įvardintos formos, pateikiamos jų suradimo nuorodos, įvardinami konkretūs dokumentų pavadinimai, IT sistemos. Pvz. Forma F-01, Rivilė, Vidaus prekių poreikių skaičiuoklė.
8. Dokumentavimas ir archyvavimas
Procedūroje išsamiai ir aiškiai turi būti nurodoma kokie dokumentai ar žurnalai turi būti pildomi, kaip jie pildomi, kur saugomi ir kur archyvuojami.
9. Priedai
Prieduose gali būti pateikiamos schemos, dokumentų ar jų pildymo pavyzdžiai, formų pavyzdžiai. Tai yra naudinga dalis, nes tuomet skaitant dokumentą tampa daug aiškiau kaip reikia teisingai supildyti dokumentus arba vizualiai pamatyti kaip atrodo konkretus dokumentas.
10. Tvirtinimas ir versijų kontrolė
Kiekvienos procedūros tituliniame lape turi būti nurodoma dokumento versijos numeris, data, atliktų pakeitimų data ar santrauka, dokumentą tikrinusio bei tvirtinusio asmenų pareigos, vardas, pavardė ir parašas.
Štai apžvelgėm kaip turi būti teisingai parengta procedūra ir kokios jos turi būti sudėtinės dalys. Savo konsultacinėje praktikoje esu sutikusi organizacijų, kurios turi pasirengusios ne iki galo išsamias procedūras. To pasėkoje darbų atsakomybės bei darbo krūviai yra skirstomi ne vienodai. Tokiais atvejais už konkretų skyrių ar padalinį atsakingas asmuo dažnai turi per didelį krūvį, nes yra atsakingas už visą skyrių ar padalinį. Tuo tarpu pagalbiniai darbuotojai nežino ką turi daryti arba nemoka atlikti tam tikrų užduočių.
Šis straipsnis yra autorės intelektinė nuosavybė. Cituojant bet kokią ištrauką iš šio straipsnio turi būti pateikiama nuoroda į šį straipsnio šaltinį bei įvardinama autorė.
Plačiau apie autorės Dr. Dianos Satkutės kompetenciją galite sužinoti čia.
